Repertorio provinciale dei titoli di istruzione e formazione e delle qualificazioni professionali

L.p. n. 10 del 1° luglio 2013 Deliberazione n. 2470 del 29 dicembre 2016

Dettagli Profilo 24.APP.4

(Scaduto il giorno 20/12/2019)

Denominazione profilo	ADDETTO ALLA SEGRETERIA
Descrizione sintetica	L’addetto alla segreteria riveste un ruolo che programma, gestisce e collabora alla realizzazione delle funzioni gestionali operative che avvengono all’interno della organizzazione aziendale. Gestisce comunicazioni con gli interlocutori interni ed esterni (anche in lingua straniera). Effettu a le operazioni di segreteria attraverso l’uso del P.C. e dei relativi software aziendali. Può eseguire anche semplici interventi di sviluppo e promozione commerciale, di rilevazioni in ambito customer satisfaction e di rilevazione dati. Gestisce corrispondenza, archivi, organizza informazioni e raccoglie documenti anche per l’area contabilità.
Riferimenti normativi	Delibera Giunta Provinciale 2470/2016
Settore economico	24 - Area comune
Livello EQF	3

Informazioni di contatto Enti accreditati

Ragione sociale	Indirizzo	Telefono	Mail / PEC
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Elenco Competenze

Descrizione competenza	Livello EQF	Conoscenze	Abilità
Coordinare l’agenda del superiore monitorando riunioni, incontri ed eventi in autonomia	3	I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie Lavoro per obiettivi individuale e di gruppo Il software di office per tutti i programmi La normativa sulla qualità ed il processo di certificazione Processo di problem solving e decisione Dinamiche relazionali e di gruppo	Prendere appuntamenti gestendo l’agenda del superiore Gestire l’agenda del superiore Progettare secondo modalità per obiettivi, risorse dedicate e tempo risolvere problemi Prendere decisioni sui propri ambiti di lavoro Gestire relazioni con il superiore e con interlocutori interni ed esterni alla azienda
Organizzare riunioni sulla base delle disposizioni del superiore diretto o di altri servizi coordinandone le azioni successive in autonomia	3	Comunicazione scritta, verbale ed in pubblic I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie Dinamiche relazionali e di gruppo La normativa sulla qualità ed il processo di certificazione	Convocare i partecipanti alla riunione Supportare il superiore nella gestione della riunione Definire le azioni scaturite dalla riunione Definire gli obiettivi e il contesto della riunione e gli ambiti di controllo e supervisione post riunione
Coordinare in autonomia i micro cambiamenti organizzativi nelle procedure della funzione di riferimento traducendo in ipotesi di innovazione delle procedure certificate	3	I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie Processo di problem solving e decisione Dinamiche relazionali e di gruppo La normativa sulla qualità ed il processo di certificazione	Rilevare le incongruenze e i colli di bottiglia all’interno della funzione di appartenenza Proporre soluzioni e cambiamenti concordati e condivisi risolvere problemi Gestire relazioni con il superiore e con i colleghi
Progettare la struttura dell’archivio carta ceo ed elettronico dei dati e delle informazioni aziendali rilevanti	3	Office ed access Fabbisogni di informazione del superiore e dei colleghi e delle altre funzioni aziendali	Definire criteri di archiviazione e modalità di gestione degli accessi alle informazioni Fare manutenzione dei sistemi informativi in relazione alle norme legislative
Effettuare le azioni di comunicazione che afferiscono alla funzione aziendale con autonomia limitata alla gestione ordinaria	3	I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie Office ed i programmi di lavoro Internet e la rete interna aziendale Elementi si sintassi e di grammatica Struttura fondamentale della comunicazione scritta e verbale Mercato locale di fornitura delle traduzioni in lingua	Utilizzare gli strumenti informatici per la videoscrittura, l’elaborazione dati e la comunicazione Condividere dati e strumenti Verificare errori ortografici, di forma o di impostazione di una comunicazione scritta Elaborare i dati sui reclami per i vertici aziendali Gestire comunicazioni in lingua straniera e le relative traduzioni Supervisionare il funzionamento del sito aziendale e la predisposizione de i report dei dati significativi di efficienza dello strumento
Collaborare con la funzione commerciale e marketing per la gestione di progetti di comunicazione	3	Le politiche di comunicazione aziendali Caratteristiche di efficacia degli strumenti di comunicazione Elementi della comunicazione di marketing aziendale Processo di problem solving e decisione Dinamiche relazionali e di gruppo	Supportare la gestione operativa di progetti di comunicazione e la partecipazione alle fiere Risolvere problemi Gestire relazioni con i responsabili della funzione commerciale e marketing, con i colleghi e con società esterne
Predisporre in autonomia gli archivi dei fornitori di servizi per l’azienda in una ottica di marketing degli acquisti	3	Elementi di marketing degli acquisti Fabbisogni di fornitura per le funzioni di servizio aziendale Processo di problem solving e decisione Dinamiche relaziona li e di gruppo	Definire un ’ipotesi di contratto di prestazioni e/o fornitura con ciascun fornitore principale per l’approvazione del responsabile Gestire relazioni con i fornitori improntate a criteri di negoziazione Risolvere problemi
Programmare il budget delle scorte di cancelleria e dei materiali aziendali provvedendo alla distribuzione ai servizi aziendali	3	Il lavoro per obie ttivi e progetti Elementi di funzionamento e struttura generale del budget aziendale Dinamiche relazionali e di gruppo	Rilevare i fabbisogni di fornitura annui di servizi delle funzioni aziendali Definire una proposta di budget aziendale al gestore del processo di budget Rilevare il consuntivo degli acquisti di servizi Segnalare scostamenti negativi Gestire relazioni con i responsabili delle funzioni aziendali e con i colleghi
Reperire i dati amministrativi di gestione periodica del personale e i documenti per le operazioni postali e bancarie ordinarie	3	Elementi di base degli strumenti e dei canali di pagamento e di riscossione Struttura generale della busta paga e degli elementi di input per i gestori delle buste paga	Effettuare operazioni postali, bancarie e di raccolta dati Sistemare i dati del personale per la compilazione delle buste paga Inviare i dati ai servizi esterni di compilazione delle buste paga
Collaborare con la funzione commerciale e marketing per l’effettuazione delle indagini di customer satisfaction	3	Elementi di base della teoria di marketing Office ed excel Dinamiche relazionali e di gruppo Lavoro per obiettivi Processo di problem solving e decision	Predispone questionari sulla base delle indicazioni della funzione commerciale e marketing Tabulare i dati all’interno di un report di lavoro Gestire la propria operativtà progettuale in autonomia risolvere problemi
Supportare la funzione commerciale e marketing per la gestione di eventi e fiere con autonomia limitata alla operatività gestionale	3	Elementi della comunicazione aziendale e del marketing fieristico e degli eventi Dinamiche relazionali e di gruppo Lavoro per obiettivi Processo di problem solving e decisione	Operare su progetti della funzione commerciale e marketing sulla base di indicazioni dei responsabili delle funzioni stesse Gestire la propria operatività progettuale in autonomia risolvere problemi
Collaborare con la funzione commerciale e marketing per la gestione di progetti di comunicazione	3	Le politiche di comunicazione aziendali Caratteristiche di efficacia degli strumenti di comunicazione Elementi della comunicazione di marketing aziendale Processo di problem solving e decisione Dinamiche relazionali e di gruppo	Supportare sulla base di indicazioni la funzione commerciale e marketing Effettuare la gestione operativa di progetti di comunicazione e la partecipazione alle fiere Risolvere problemi Gestire relazioni con i responsabili della funzione commerciale e marketing, con i colleghi e con società esterne